bahas SDM kita yuk!

Membahas tentang SDM (bagian pertama)

Kali ini kita akan membahas tentang employee. Siapa diantara kita yang tidak sepakat jika karyawan adalah aset terbesar perusahaan?

coba kita amati dengan seksama, mengambil contoh motor Yamaha yang tingkat penjualannya kini telah melebihi semua competitor. siapa yg bekerja disana? tentu saja makhluk yang bernama marketing. siapa lagi dibelakangnya kalau bukan manusia-nya.

mengambil istilah CEO legendaris astra, TP Rahmat, business is human. Bisnis itu yang penting adalah manusianya, SDM-nya. Masalah produk adalah nomor sekian. Bahkan konon dalam ekspansi bisnisnya, TP Rahmat selalu mengandalkan SDM yang akan ditempatkan di tempat baru tersebut. Jika tidak dapat ditemukan SDM yang tepat, maka ekspansi di gagalkan. Karena se-menggiurkan apapun sebuah peluang yang datang, jika kita tidak menempatkan orang yang tepat, pasti berujung kegagalan.

sekarang pun mulai dikenal perusahaan head-hunter. Wah makhluk apalagi yang bernama head-hunter? head-hunter adalah perusahaan yang bertugas mencari SDM-SDM handal, bahkan CEO sekalipun, untuk perusahaan klien yang membutuhkan. Nah, sekarang ini pencarian SDM handal sudah dijadikan lahan bisnis. Berarti kita sudah tidak dapat lagi mengelak bahwa SDM adalah aset perusahaan terpenting.

Saya membagi empat tingkat atau proses dalam pengelolaan SDM secara umum, yaitu

1. Proses Hiring, yaitu proses perekrutan atau pencarian SDM terbaik
2. Proses Integrating, yaitu proses meng-kawin-kan sang SDM handal dengan budaya perusahaan
3. Proses Maintaining, yaitu proses selama SDM tersebut berkarya di perusahaan
4. Proses Ending atau masa pensiun
   

1.Proses Hiring

Tingkat persaingan yang semakin tinggi, menuntut SDM yang taat budaya perusahaan. Apa yang terjadi jika sembarangan melakukan proses hiring? saya membaginya menjadi tiga kemungkinan.

• Pertama kinerja perusahaan pasti menurun karena merekrut SDM yang kurang reliable,

• kedua tingkat turnover SDM akan sangat tinggi karena budaya perusahaan yang tidak sesuai dengan kualitas SDM. Hal ini sangat mempengaruhi reputasi perusahaan. Kasus demikian pernah menimpa perusahaan saya. Dengan budaya perusahaan yang cukup ketat, namun ternyata sangat lemah di proses rekrutmen (hiring). Lebih sering karena alasan "gak tega", "kasihan", dan alasan-alasan sosial lainnya, perusahaan pun merekrut siapapun yang melamar. Akhirnya hal ini diubah karena dianggap tidak relevan. Alasannya, banyak sekali orang lain yang berhak (karena lebih reliable) untuk posisi tertentu, jika masih mengandalkan rasa "kasihan", sama saja perusahaan men-zalimi orang-orang yang berhak untuk mengisi posisi tersebut.
  

• ketiga perusahaan ternyata memiliki "luck" yang sangat baik sehingga dengan proses hiring yang asal-asalan dapat merekrut SDM handal. Tentu saja opsi yang terakhir sangatlah kecil kemungkinannya.

Secara umum ada dua tipe hiring yakni

- terbuka
secara umum siapa saja bisa melamar. untuk posisi tertentu, sifatnya terbuka namun terbatas. misalkan budaya perusahaan kita mengenal istilah karir yang berjenjang, tentu saja untuk posisi tertentu, by default, akan diisi oleh posisi yang dibawahnya. Jadi pelamar terbatas untuk internal perusahaan saja.

- lamaran
cara lamaran adalah cara spesial. jika perusahaan jatuh hati atau kepincut dengan figur tertentu, sah-sah saja bagi perusahaan untuk melamar orang tersebut untuk menjadi bagian perusahaan. Namun perusahaan harus dengan cermat untuk mengkomunikasikan hal ini ke karyawan yang ada. salah-salah bisa timbul kecemburuan sehingga menimbulkan keresahan dan kesenjangan tertentu yang menyebabkan turunnya kinerja perusahaan.


Hal lain yang perlu diperhatikan adalah, kita harus berani meng-investasikan semua (baik berupa uang, tenaga, waktu, pikiran) dalam hal menciptakan ataupun "membeli" saringan yang tepat untuk memilih calon SDM. Tentu saja, sebagaimana kita sepakati di awal bahwa SDM adalah aset terbesar perusahaan, maka sangat perlu "treatment" khusus untuk memastikan yang terbaiklah yang menjadi bagian dari perusahaan.

Bagi saya, karakter adalah nomor satu, skill nomor dua. Karena lebih mudah mengubah faktor skill daripada karakter. jika saya urutkan maka kriteria yang lebih baik adalah

a. kejujuran atau integritas, ini yang terpenting. SDM seperti ini harus dipertahankan. tidak pernah berbohong, janji selalu ditepati, tidak kenal budaya "ngaret", tidak khianat

b. ramah. Ingatlah prinsip, bahwa setiap karyawan kita adalah bagian dari tim marketing perusahaan. Dalam tingkat kompetisi yang mengedepankan pelayanan terbaik seperti sekarang ini, SDM yang ramah adalah sebuah keharusan.

c. bersedia belajar, dan pekerja keras. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa di abad informasi, semua berjalan begitu cepat. bagi kita yang merasa puas akan pencapaian, maka hanya tinggal menunggu waktu kita akan menjadi sejarah. jangan pernah berhenti belajar, sikap seperti ini yang harus ditularkan dan dimiliki karyawan yang ada.

d. adversity, SQ dan EQ yang baik. akhirnya poin ini saya masukan. ada banyak contoh kejadian yang melatarbelakanginya. Saya pernah memiliki karyawan, yang sepintas mungkin kita menilainya orang yang baik, ramah, dewasa, dan segala sifat lainnya. setelah bekerja beberapa lama dan menempati posisi tertentu, baru akhirnya sifat aslinya keluar. pemarah, sombong, arogan, terlalu banyak menuntut. bahkan seperti preman! saya seperti sudah tidak mengenalnya. padahal dari segi gaji, fasilitas, tunjangan, tidak ada karyawan lain yang mendapat perlakuan se-spesial perlakuan perusahaan kepadanya. bahkan setelah diberhentikan, tidak henti ia menebar ancaman.

kasus kedua justru lebih parah, saya merekrut orang yang masih satu lingkungan tempat tinggal. Orang ini justu dikenal sebagai tokoh agama di lingkungan. So pasti saya melewati tahap tes emosional ini karena melihat reputasinya sebagai tokoh agama. Dan akhirnya mudah ditebak, ketika ia melakukan pelanggaran, kemudian ketika ditegur tidak mempan, akhirnya di berhentikan. Apa yang terjadi? ia mengajak saya berkelahi secara fisik, mengancam keluarga saya layaknya seorang preman, bahkan datang ke kantor memaki orang-orang dengan kata-kata kasar dan sangat buruk (padahal beberapa orang memanggilnya ustadz).

Semua kasus tadi tentu saja membuat kita semua prihatin. Ya seperti itulah gambaran SDM di Indonesia secara umum. Mungkin krisis berkepanjangan membuat mental bangsa ini terpuruk..Namun begitu kita tidak boleh berputus asa, sesuatu yang masih bisa kita perbaiki bersama.

e. baru faktor skill, pengalaman dan IQ.
f. terakhir, masalah teknis seperti faktor jarak tempat tinggal, faktor ekonomi, faktor kedekatan, dan lain-lain.


Dari enam faktor diatas, bisakah kita meng-create "saringan" yang tepat? untuk faktor kejujuran misalnya. Walaupun katanya seorang pemimpin itu pasti mempunyai insting yang baik, tapi tentu saja kita butuh parameter dan measurement yang jelas. Karena itu kita harus banyak investasi untuk belajar sehingga dapat menciptakan sistem untuk saringan tersebut. Atau bisa juga meng-outsource atau konsultasi dengan perusahaan-perusahaan yang menangani masalah SDM atau human resources. Tentu saja disesuaikan dengan budget perusahaan kita dan harus kita lihat reputasi perusahaan bersangkutan.


Faktor-faktor lain yang jangan terlupakan
- "saringan" pertama SDM adalah pengumuman lowongan pekerjaan

perhatikan potongan iklan lowongan perusahaan IBM ini
"...we need people who are above ordinary. Who have the confidence, the enthusiasm, and the insight to partner with customers and deliver solutions that have a significant positive impact on their business. and who build strong, lasting relationship with them.."
menarik bukan? jadi sudah jelas orang yang berani melamar setidaknya punya sifat-sifat diatas.cukup lumayan untuk mengurangi jam kerja tim HRD yang merekrut karyawan. So, jangan malu-malu untuk menampilkan hal-hal yang kita inginkan di lowongan pekerjaan.

- Jangan melupakan prinsip, "jika kita ingin membeli sesuatu, pastikan minimal ada dua penjual. jika kita ingin menjual sesuatu, pastikan minimal ada dua pembeli". Karena itu JANGAN PERNAH hanya ada SATU kandidat untuk satu lowongan. Perusahaan saya menetapkan minimal ada TIGA kandidat untuk satu lowongan.

- Karena proses yang tidak mudah dilalui bagi calon SDM untuk menjadi bagian dari perusahaan, termasuk harus mengalahkan saingannnya untuk posisi tersebut, maka diharapkan SDM tersebut akan lebih menghargai dan mencintai pekerjaannya. Tentu saja dibarengi fasilitas dan dukungan perusahaan yang memadai.

- Meniru salah seorang guru saya di Singapura, perusahaan saya menerapkan tiga lapis ujian untuk proses rekrutmen ini. Lapis pertama, sang penguji adalah karyawan low-level seperti operator, kemudian lapis kedua adalah tim rekrutmen, terakhir adalah owner/direksi perusahaan. Saya sendiri masih terlibat dalam proses ini, selain termasuk orang yang sangat mementingkan SDM, saya sangat menyenangi dunia HRD...

- Belajarlah dari sejarah. Kita ambil sebuah contoh dari bangsa Cina di era tiga kerjaan (Sam Kok). Kita sama-sama melihat bagaimana kerajaan-kerajaan besar merekrut penasehat, menteri-menteri serta panglima-panglima yang tangguh. Ketika orang-orang hebat tersebut bekerja bersama, maka tidak akan ada yang dapat mengalahkan. Kita masih ingat bagaimana Liu Bei sampai ditolak tiga kali, sebelum akhirnya diterima, ketika melamar Khong Beng menjadi penasehat kerajaan, yang kelak akan menjadi salah satu tokoh ahli strategi legendaris cina sepanjang masa. Artinya kita memang harus berkorban untuk memastikan hanya orang-orang terbaik yang ada di tim kita.



2. Proses Integrating

• Masalah hati. Manusia dikenal karena budinya, karena hatinya. Sebab itu concern pertama kita ketika integrasi karyawan baru ke perusahaan kita adalah masalah hati. Hati ini juga yang menjadi asal-muasal tindakan penipuan, pengkhianatan dan lain sebagainya. Karena itu biasanya nasihat-nasihat agama sangat dibutuhkan untuk diberikan oleh karyawan-karyawan yang dianggap memiliki ilmu agama yang lebih kepada karyawan baru. Pembacaan ayat kitab suci pun dibutuhkan, dan segala hal lain yang dapat melembutkan hati.

• Setelah itu pembicaraan dari hati ke hati dengan owner, manajer dan jika perlu rekan-rekan yang lain tentang segala permasalahan yang sedang dihadapi. Setelah hati lembut, SDM akan lebih siap dan optimal menjalankan tugas-tugasnya. Bukankah sekarang sedang tren Spiritual Company? :)
  

• Perkenalan antar karyawan. Ada perkenalan SDM baru dengan SDM yang sudah ada. Hal ini akan menghidupkan suasana kekeluargaan sehingga tercipta suasana kondusif. selain menambah sense of belonging dari karyawan baru.

• Masa Trial, berikan kelonggaran dengan memberikan masa trial karyawan baru. Karena mungkin karyawan tersebut akan kaget dengan budaya perusahaan. Masa trial ini jg akan memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk menilai tentang layak tidaknya SDM tersebut jadi karyawan nantinya. Jika memang tidak sesuai kriteria, jangan takut untuk tidak menggunakan tenaga-nya. Karena "kapal" perusahaan itu bertanggung jawab kepada banyak penumpang (dalam hal ini stakeholder) jangan sampai satu orang yang tidak sesuai tersebut membuat kita mengorbankan seluruh awak kapal. Maka dari itu masa trial dibutuhkan, setidaknya paling cepat 3 bulan.

Hal-hal lain yang harus diperhatikan
- Proses agar SDM baru ter-integrasi kadang membutuhkan waktu lama. Karena itu dibutuhkan perhatian lebih dari perusahaan untuk karyawan-karyawan baru untuk mempercepat proses integrasi agar kinerja perusahaan optimal

- Bagian integrasi adalah bagian vital. sebagaimana pentingnya first impression, jika first impression perusahaan kurang baik kepada karyawan baru, akan menjadi susah bagi perusahaan untuk memperbaiki citranya. Misalkan budaya perusahaan paling anti budaya jam karet, namun ketika ada SDM baru, manajer datang ke kantor tidak tepat waktu, atau meeting menjadi "ngaret", maka sama saja mengajarkan kepada karyawan baru bahwa budaya perusahaan adalah budaya ngaret! hal ini menyebabkan susahnya karyawan baru untuk mengikuti budaya yang diinginkan perusahaan.



3. Proses Maintaining

kalau proses hiring adalah proses yang paling saya suka, proses integrating adalah yang paling vital, maka proses maintaining adalah proses yang paling berat. Bagi saya hubungan owner dan karyawan bukanlah hubungan atasan-bawahan, bukan hanya hubungan kemitraan, tapi adalah sebuah amanah. Bagi saya perusahaan sangatlah bertanggung jawab akan kemajuan karyawan. Perusahaan bukan hanya wajib memberi gaji, tunjangan, fasilitas, namun juga wajib memberikan "makanan" dan "nutrisi" untuk SDM-nya baik dari segi akal, hati, maupun fisiknya. Intinya karyawan adalah amanah perusahaan. Perusahaan adalah pelayan bagi karyawannya..

jadi bagi saya ada tiga peran perusahaan yaitu sebagai pemberi "makanan" dan "nutrisi", sebagai pelayan, sebagai motivator dan fasilitator

• Sebagai pemberi "nutrisi"

manusia terdiri dari tiga bagian, yakni akal, hati dan jasmani. Perusahaan bertanggung jawab memberikan nutrisi yang terbaik untuk semua kebutuhan manusia tersebut
akal : perusahaan memberikan training/pelatihan, seminar, menyekolahkan dan sebagainya. Setidaknya 80 jam per tahun
hati : perusahaan mengadakan pengajian bulanan, kegiatan sosial bersama, family gathering, dan lain-lain
fisik : perusahaan membentuk klub-klub olahraga, mendirikan fasilitas olahraga dan lain-lain, dalam hal ini termasuk pekerjaan itu sendiri yang menuntut fisik.

• Sebagai pelayan

perusahaan memberikan gaji, tunjangan, serta fasilitas yang layak. Bahkan kalau bisa melebihi perusahaan sejenis. Perusahaan mendengarkan keluh kesah karyawan, lebih dari itu berusaha untuk membantu penyelesaian, baik dalam urusan pekerjaan, atau urusan pribadi sekalipun.

Perusahaan memberikan kompensasi harga jika karyawan menggunakan produk perusahaan. Ingat juga prinsip, pelanggan terdekat perusahaan adalah karyawan, pelanggan pertama perusahaan adalah karyawan. Jadi jika karyawan sendiri saja tidak menggunakan produk kita, maka perusahaan dalam bahaya. Jika perusahaan kita memproduksi kaos misalnya, adalah sebuah malu yang besar jika karyawan kita menggunakan kaos yang bukan di produksi perusahaan kita. Apalagi jika ownernya ikut-ikutan. Selain itu perlu dicatat juga bahwa semua karyawan kita adalah bagian dari tim marketing. Siapapun dia, pasti akan memberikan kesan tertentu tentang perusahaan bagi masyarakat umum.

Kita bisa belajar dari Google tentang bagaimana Google melayani karyawannya. Google memberikan fasilitas terlengkap dan terbaik untuk karyawannya. Selain masalah kesehatan, di kantor Google ada tempat penitipan anak. Bahkan Google mendatangkan chef-chef terbaik untuk mengisi kantin di kantor perusahaan. Sampai sedemikian detail Brin dan Page memperhatikan karyawan, sehingga tidak salah jika di Google kini berkumpul orang-orang terbaik di bidangnya masing-masing. Tingkat turnover pun fantastis, kabarnya tidak sampai lima persen.

• Sebagai fasilitator dan motivator

yang termasuk dalam hal ini adalah
a. reward and punishment yang jelas dan adil
meminjam istilah yang sedang tren sekarang, perusahaan tidak melakukan tebang pilih dalam menghukum karyawan yang berbuat kesalahan. Sebaliknya perusahaan tidak pelit jika memberikan reward

b. jaminan karir
perusahaan menjelaskan dengan rinci jenjang karir yang ada. (baca:harus ada karir yang berjenjang di perusahaan!)

c. adanya evaluasi baik mingguan DAN bulanan tentang kondisi masing-masing bidang. hal ini penting untuk menjaga motivasi dan daya juang karyawan.

d. adanya challenge atau tantangan yang ditetapkan perusahaan di masing-masing bidang. Karena ternyata faktor gaji bukanlah segalanya bagi karyawan. Ada tipe karyawan yang justru mengutamakan challenge daripada gaji. Tentu saja kompensasi juga disiapkan jika challenge tersebut terpenuhi.

e. perusahaan mempersiapkan SOP yang jelas dan rapi untuk memfasilitasi kerja karyawan.

f. perusahaan mempersiapkan bargaining yang cukup jika karyawan ingin keluar dari perusahaan.


4. Proses Ending atau masa pensiun

Kenapa juga kita mesti concern jika karyawan pensiun? toh kan sudah tidak berkarya lagi untuk perusahaan? anda salah!
setidaknya ada tiga hal yang mendasari

- sebagai motivasi untuk pencari kerja
ketika pensiun mendapat pesangon besar? serta tunjangan? wah siapa yang nolak? bisa kebayang orang-orang akan berebut menjadi karyawan kita karena jaminan itu. Banyaknya calon karyawan berdampak apa? kita akan makin banyak pilihan untuk mendapat karyawan terbaik. karyawan terbaik untuk apa? ya untuk peningkatan kinerja perusahaan sehingga profit meningkat!

- motivasi untuk yg masih kerja
jika ada jaminan pensiun, apa dampaknya bagi karyawan aktif? konsentrasi kerja! mengurangi pikiran untuk pindah perusahaan dan lain-lain sehingga akan fokus berkarya

- pensiun adalah tim marketing juga
dan jangan lupa prinsip, setiap karyawan adalah bagian tim marketing. begitu juga yang sudah pensiun, akan menjadi tim marketing perusahaan juga. bayangkan efek ketok tular dari sang pensiunan (marketing dari mulut ke mulut) jika perusahaan memperhatikan nasib karyawannya. bayangkan apa kesan yang ia tinggalkan.. yang ia tularkan ke masyarakat umum...

- berbuat baik pasti berbalas kebaikan
terakhir, berbuat baik tidak ada ruginya. sudah mendapat pahala, dapat keuntungan juga. win-win solution!

Jadi apa yang bisa kita berikan untuk karyawan kita yang pensiun? karyawan-karyawan kita yang loyal tersebut? tentu saja disesuaikan dengan budget perusahaan. minimal diberikan pesangon yang layak atau modal untuk usaha mandiri, jika ada lebihnya, diberikan fasilitas seperti rumah, kendaraan dan sebagainya. maksimalnya, mereka dapat diberikan beberapa saham perusahaan dan dibina untuk mendirikan usaha sendiri untuk bermitra dengan perusahaan kita.

Mengakhiri tulisan pembuka ini, saya meninggalkan dua pesan
- karyawan selalu mencontoh atasan. karena itu berikan teladan yg baik. Perlakukan karyawan sebagai keluarga, sahabat!
- terakhir jangan lupa untuk belajar dari perusahaan-perusahaan besar seperti Astra, google, dalam menangani SDM perusahaan.

Semoga sharing ini berguna :)

Wassalam